Tegyük fel, hogy elszántátok magatokat és céges rendezvény szerveztek.
Mindenekelőtt tedd fel a kérdést: ez a megfelelő eszköz a célok eléréséhez? Igen válasz esetén a következő lépésként azt kell eldöntened, hogy meg tudtok-e birkózni cégen belül a szervezéssel.
Ha a belső szervezés mellett döntöttél, pont neked íródott ez a cikk! Megtudhatod belőle, mit tegyél, hogyan oldd meg, hogy haladj. Segítségképpen a végén egy ellenőrzőlista is vár.
A legfontosabb – mint sok minden másnál is - a tervezés. Az előre gondolkodáson és a részleteken múlik minden.
1. Gyűjts össze minden feladatot, ami felmerül, aztán rendezd időrendbe. Részletes alapossággal sorakoztasd fel őket.
Ezt rutin híján úgy a legkönnyebb megtenni, ha pontosan elképzeled, milyen lesz a rendezvény. Hogy néz ki a helyszín, kik lesznek ott, mi történik kezdéskor, lesz-e regisztráció, milyen eszközöket használtok a rendezvény alatt, hogy követik egymást a programok, hogy lesz vége, mi történik elköszönéskor, mit adsz át.
Ahogy képzeled az eseményeket, úgy jegyzeteled mi kell hozzá: előadó, projektor, poharak, ital, sütemény, asztalok, székek, terítők, mikrofon, állványok, az új termékek, szórólapok, 2 roll-up, papírtasakok és így tovább. Mintha a nyaraláshoz pakolnád össze a bőröndödet. 
A jegyzetből pedig már összeáll az intézendők listája.
2. Majd add meg a feladatokhoz a határidőket.
Reálisat, tarthatót. Ez azt is megadja, hogy pontosan mikor belefognod a szervezésbe.
3. Rendeld hozzá a felelősöket.
Így a sok feladat praktikusan megoszlik köztetek, s senkit nem terhel le nagyon a napi munka mellett.
4. Állítsd össze a várható költségeket.
5. És persze ne feledkezz meg köztes ellenőrzésekről.
Ez garantálja majd, hogy a nagy nap előtt minden készen álljon.
Még egy fontos dolog a tervezéshez!
Az adott nap forgatókönyvét is érdemes elkészíteni. Hány órakor, mi történik, s az esemény alatt kinek, mikor, mi a teendője. Aranyat ér majd a nagy sürgés-forgásban!
Nézzünk egy partnerrendezvényt!
Lehet ez egy termékbemutatóval összekötött esemény, amire 20 főt vársz, vagy például egy év végi parti.
Érdemes szétválasztani a teendőket 3 csoportba. Amit az esemény előtt, alatt és után kell elvégezni.
Az előkészítés
A rendezvény előtt ezek lesznek a feladataid.
1. Nap, időpont, időtartam kiválasztása
Vedd figyelembe, hogy a vendégek munkarendjéhez a hétköznap vagy a hétvége, a reggeli vagy a délutáni program illeszkedik jobban. Senki sem szereti a pihenésre, családra szánt szabadidejét a partnercégek rendezvényeire áldozni.
2. Helyszín kiválasztása
Ha nem a cégnél lesz, a külső helyszínt előzetesen be kell „járni”, egyeztetni, hogy a kérdéses napon szabad-e, s lefolglalni
Tipp: Szabadtéri rendezvény esetén mindig készülj „B” tervvel is! Rossz idő esetére...
3. A program összeállítása
Pl.
9.00 Érkezés
9.30 Termékbemutató
10.30 Villásreggeli
vagy
16.00 Pohárköszöntő
17.00 Sorsolás
18.00 Ünnepi vacsora
19.30 Táncbemutató
20.00 Középkori kaszinó
4. A programnak megfelelő előadók, szakemberek, művészek felkérése
Miután visszajeleztek, már összeállhat a meghívó tartalma.
A meghívó céghez és a programhoz illeszkedő megtervezésében szívesen segítünk.
Tipp: Érdemes megörökíteni az eseményt fotókon, videón is, mert később ezeket több célra is fel tudod használni: honlapodon, hírlevélben, köszönő e-mail-ben, a következő partnerrendezvény meghívójához. Szóval, a fotós/videós felkéréséről, megrendeléséről ne feledkezz meg!
5. A meghívók elkészítése, elküldése
Minimum 10 nappal a rendezvény előtt történjen meg a kiküldése, akár postai, akár elektronikus formában megy. Ha a nyomtatott verzió mellett döntesz, itt tudsz árat kalkulálni.
6. Harapnivaló, innivaló megrendelése, beszerzése
7. Helyszín berendezéséhez szükséges eszközök beszerzése, kölcsönzése
A hangtechnikáról se feledkezz meg!
Tipp: Legyen „főpróba”, ha kivetítőt, hangtechnikai eszközöket használsz, hogy a helyszínen már minden flottul menjen.
8. Dekorációs anyagok megrendelése
Nemcsak a virág tartozik ide, de pl. a szolgáltatásod, terméket bemutató roll-up vagy molinó esetleg a logóval ellátott strandzászló
9. Szóróanyagok megrendelése
Ha a rendezvényen terméket mutatsz be, vagy új terméked van, ne felejts el kézbe adható, nyomtatott anyagot készíteni róla. Legyen az egy egyszerű szórólap, vagy egy kihajtható prospektus, a köszönőcsomagba kerüljön bele.
Tipp: Ellenőrizd a rendezvény előtt a névjegy készleted! Gondoskodj a megfelelő mennyiségről, ilyenkor több fogy. Nagyon amatőr és a felkészületlenséget mutatja az „épp most fogyott el”.
10. Szóró- vagy cégajándék összeállítása, megrendelése
Gondold ki előre, mit adsz át a vendégeidnek, s kalkuláld bele az átfutási idejét is. Valami cégre emlékeztető, ötletes legyen a „pénztárcádhoz igazítva”. Az elegáns és praktikus átadásra is figyelj.
Érkezéskor is lehet ez a „fogadócsomag”, ám célszerűbb elköszönéskor odaadni, hogy ne kelljen magával hurcolni a rendezvény alatt.
Szóró- és cégajándék ötleteinket itt, a bal oldali menüben találod, sőt egyedi díszdobozokat vagy céges papírtáskát is tudsz választani hozzá.
Tipp: Érdemes Vendégkönyvet kitenni a rendezvényen, ahova távozáskor – a cégajándék csomag átadása után – megkérjük a partnerünket, hogy írjon pár szót, a véleményét a programról, az új termékről, a cégről vagy a kollegáinkról, tetszés szerint. Nagyon jól felhasználhatod referenciaként a bejegyzéseket.
Utógondozás
Sokan elfeledkeznek róla. Pedig a megerősítés, a közös pozitív emlék, annak felidézése megerősíti a partnerkapcsolatot. Kár kihagyni, a profiknál alapkövetelmény.
Jó erre egy köszönőlevél, benne linkkel, s a rendezvényen készült fotókkal, videókkal.
Készülhet hasznos, részletes kiegészítőanyag arról, ami a termékbemutató idejébe már nem fért bele, pl. összefoglaló a gyakori kérdésekről.
Vagy egy mókás, laza hangvételű beszámoló az eseményről, képekkel, tréfás infókkal tűzdelve, mint egy magazin.
Ezeket jól lehet használni egy következő, képviselőnkkel történő időpont egyeztetésére, vagy egy bizonyos szolgáltatásunk ajánlására.
És végül jöjjön az ígért segítség a házon belüli rendezvényszervezéshez!
Ellenőrző lista
- Nap, időpont, időtartam eldöntése
- Helyszín kiválasztása, bejárása
- Program összeállítása
- Forgatókönyv összeállítása, „B” terv rossz idő esetére
- Előadók felkérése
- Meghívó elkészítése
- Meghívók kiküldése
- Fotós, videós felkérése
- Szükség szerint hoszteszek rendelése
- Gondoskodás a technikai eszközökről
- Helyszín berendezésének összeállítása, kölcsönzés, beszerzés
- Dekorációs anyagok megrendelése
- Szórólapok, prospektusok megrendelése
- Névjegyrendelés
- Cégajándék és papírtáska rendelése
- Cégajándék csomag összeállítása
- A helyszín berendezése
- Vendégkönyv
- Köszönőlevél fotókkal
